Sharepoint для чайников

Как пользоваться программой SharePoint?

Задача внутриорганизационного пространства состоит в качественном и оперативном обмене информацией. Чтобы сотрудники организации взаимодействовали более продуктивно, компьютерные корпорации пытаются создать более удачную платформу, которая могла бы отвечать за выполнение данной задачи. Наиболее серьезно к данному вопросу среди всех корпораций подошла компания Microsoft. Ее разработкой является продукт SharePoint. Что собой представляется данная программа? Давайте попробуем разобраться…

SharePoint: что за программа?

Как вы уже, наверное, поняли, сегодня речь пойдет о программе SharePoint. В чем заключается ее предназначение? Какие преимущества дает данная программа при использовании? SharePoint представляет собой довольно комфортную программу, отвечающую за организацию продуктивного взаимодействия между сотрудниками компании. Благодаря данной платформе, внутри корпорации создается портал, который является связующим центром для всех работников организации, а также местом, где хранится служебная информация.

С какой целью может использоваться SharePoint? Мы в общей сложности уже разобрались с тем, что собой представляет SharePoint. Теперь осталось только разобраться, что с ней делать. Когда внутренний коммуникативный портал организации уже создан, данная программа позволяет организовывать общую систему, которая может использоваться для совместной обработки проектов и документов. Сегодня существует возможность создать онлайн площадку для коммуникации, автоматизации рабочих процессов и решения аналогичных задач.

SharePoint Designer

Одним из компонентов проекта SharePoint является программа SharePoint Designer. Далее мы попробуем разобраться, что это за программа и для чего она нужна. Мы уже разобрались с основной целью работы SharePoint. Теперь нам известно, что это за программа. Однако, как показывает практика, далеко не все средства системы работают полноценно. Поэтому приходится расширять данные ограничения. Чтобы полноценно осуществлять работу с веб-узлами, необходимо использовать веб-редакторы. Компонент Share Point Designer позволяет осуществлять пошаговую быструю настройку, использовать шаблоны, наполнять систему модульными составляющими, создавать качественное оформление и дизайн проекта.

Данная программа содержит в себе все необходимое, что позволяет быстро приступить к работе с веб-узлом. При этом осуществляется все довольно просто. Пользователю не нужно знать сложные системные коды. Достаточно лишь иметь начальное представление о средствах визуального проектирования. Несмотря на то, что программа SharePoint Designer относится к семейству продукции корпорации Microsoft, вы не найдете данный компонент в стандартном комплекте Office. Поэтому, если у пользователя возникла необходимость в использовании данной программы, ему придется отдельно приобрести ее. Кстати говоря, бесплатно данную программу можно получить только на время испытательного срока.

Цели и задачи

Как вы уже поняли, программа SharePoint Designer относится к стандартным веб-редакторам. По этой причине задачи и функции данной программы должны быть вам хорошо знакомы. Это формирование HTML- страниц, работа с веб-приложениями, создание ASPX-страниц, управление веб-сайтом. Чтобы процесс управления был корректным, для работы с веб-узлами требуется соединение с сервером, на котором работают службы SharePoint. Если вам необходимо просто создать страницу HTML или ASPX, то вовсе не обязательно использовать подключение к серверу. Единственный важный момент заключается в том, что после завершения работы необходимо будет загрузить все файлы.

Принцип работы

Работа с программой SharePoint Designer осуществляется довольно просто. Сначала пользователя встречает простой интерфейс. Если вам когда-то доводилось работать с веб-редактором, интуитивно вы сможете догадаться о дальнейших действиях в программе. Следующая операция, которую вам придется выполнить, это ввод текста. В программе уже представлены некоторые кодовые комбинации, которые могут использоваться для оформления HTML. Конструктор в основном не отличается от остальных программ такого типа. Программа дает возможность добавлять различные элементы оформления, такие как теги и серверные элементы. Несмотря на то, что в этих составляющих все же есть определенные различия, способ ввода в текст у них совершенно одинаковый. Кстати говоря, можно вставлять элементы с различной конфигурацией. В контекстном меню можно выбрать различные параметры. После того, как проект будет оформлен, его предварительно можно просмотреть, а потом сохранить.

SharePoint WorkSpace

Еще одним компонентов SharePoint является SharePoint Workspace. Что собой представляет данная программа и в чем заключается ее предназначение? SharePoint Workspace появилась в 2010 году. Данный компонент пришел на смену Microsoft Office Groove 2007. Данная программа представляет собой особое приложение, позволяющее осуществлять оперативный доступ к библиотекам документов и другим службам SharePoint. Новая версия программы получилась более гибкой и интерактивной. Теперь с приложением можно работать независимо или в паре с SharePoint Server. Если разобраться в данном вопросе более детально, то становится ясно основная задача этого компонента. Она состоит в синхронизации контента на персональном компьютере со списками и документами в режиме реального времени. В отличие от предыдущего компонента, который отвечал за дизайн, данный компонент является коммуникативной платформой, используемой на ранее созданных сайтах и областях.

Возможности SharePoint WorkSpace

Предметом рассмотрения является SharePoint WorkSpace. Нам уже известно, что это такое. Осталось разобраться с возможностями, которые предоставляет данный софт. Во-первых, он может использоваться для оформления рабочих областей, которые в свою очередь разделены на следующие типы: SharePoint, Groove и область общих папок. Первый тип отвечает за синхронизацию двух направлений напрямую без осуществления обработки. Второй тип рассчитан на полнофункциональное взаимодействие между сотрудниками. Данная сфера при этом считается наиболее безопасной.

Третий тип рассчитан на функционирование и поддержание доступа сотрудников к папкам операционной системы. Данные возможности позволяют проводить простую установки и запуск без посторонней помощи. Начиная совместную работу предварительно стоит учесть, что данная программа может работать как в автономном, так и в подключенном режиме. Благодаря функции автоматической синхронизации вам будет доступен возврат к последним версиям созданного документа.

Службы SharePoint поддерживают выполнение следующих процессов: оптимизация, интеграция, обмен сообщениями, безопасный режим, поиск контента и многое другое. Это, конечно, еще далеко не все функции, которые доступны пользователям.

Ошибки в процессе настройки

Теперь поговорим об ошибках, которые могут возникать при настройке SharePoint. Возможно данный раздел сейчас покажется вам бесполезным, но вдруг в будущем вы все-таки столкнетесь с одной из таких ошибок. В этом случае знать, как устранить такие ошибки, будет очень полезно. Из-за того, что данная программа очень многофункциональна и сложна, пользователям приходится сталкиваться с множеством ошибок. Прежде всего, пользователям можно посоветовать не экономить на рабочем пространстве.

Важно, чтобы у приложения был достаточный запас памяти. Иначе некоторые функции просто не будут работать. Также следите за правильным использованием сервера Microsoft SQL. Желательно найти ему отдельное место в физической системе и не делить его ресурсы с другими службами. Многие ошибки при работе SharePoint связаны с использованием мастера настройки. Данный инструмент имеет множество недостатков, что нередко приводит к возникновению различных сбоев. Также при создании веб-приложения контента необходимо быть очень внимательным. Ошибки могут появляться из-за неверного URL. Чтобы избежать ошибок подобного рода, пользователю рекомендуется пошагово документировать все настройки приложения.

SharePoint 2010 в простых картинках, книга для пользователей онлайн

Ссылки на главы по порядку можно найти в оглавлении

среда, 20 февраля 2013 г.

Как начать работать с SharePoint

SharePoint имеет типовой интерфейс и типовые варианты использования. Но, как оказалось, типовыми они являются только для разработчиков SharePoint. Внимание сотрудников компании при обучении или написании инструкций редко заостряется на этих вариантах.

Обычно, даже если компания проводит обучение, то все время уходит на описание специфичных для компании инструментов. А как работать с SharePoint не рассказывается, т.к. это кажется очевидным, либо требует много времени и финансов на обучение.

Для того чтобы начать работать с SharePoint достаточно ознакомиться с основными шагами, которые позволяют ответить на вопросы: Что и где хранится? Как использовать? Как воздействовать?

Основные шаги для быстрой и комфортной работы с SharePoint:

1. Ищем структуру
2. Ищем инструменты для работы
3. Ищем дополнительные возможности на портале

1. Ищем структуру

«Что и где хранится?»

Рис. 5 Структура корпоративных данных

Чаще всего портал разбит на большие информационные блоки, такие как верхнее меню, центральная рабочая область и левое или правое меню. Верхнее меню (навигация) тоже может состоять из отдельных блоков, как это было на макете страницы отдела закупок (Рис. 2).

2. Ищем инструменты для работы

Рис. 6 Отображение данных

Нажав по ссылке в одном из блоков, мы попадаем в сами данные или коллекцию данных. Искомые данные будут в центральной части. Но, по-прежнему, не видно никаких инструментов для работы и мы не можем использовать данные, кроме как посмотреть то, что доступно на странице.

Почему не видно инструментов для работы?

Потому, что вы не указали SharePoint с какими данным из тех, что на странице, необходимо совершить действие.

Это очень важный момент. При работе с данными, сотрудники боятся кликать по кнопкам. Боятся что-то испортить или удалить, т.к. никогда ранее не работали с программой, какую-то функцию не использовали. Не нужно бояться! Смело нажимаем чекбоксы, чтобы показать SharePoint, с какими данными мы хотим совершить действия.

Даже если вы случайно нажмете Удалить, то ничего страшного не произойдет. В течение 30 дней (такой диапазон задан по умолчанию в SharePoint) данные можно восстановить из корзины SharePoint (не путайте ее с корзиной на рабочем столе). Восстановить данные из корзины так же просто, как если бы вы удалили файл на компьютере, и он попал бы в корзину на рабочем столе. Просто перейдите в корзину и восстановите файл.

Надеюсь, мне удалось вас успокоить и вселить смелось. Выбираем нужные данные. Это может быть один файл, одна запись или сразу несколько. Для отмеченных данных SharePoint покажет кнопки на ленте инструментов.

Рис. 7 Данные и лента инструментов

Предыдущий рисунок изменится на рисунок слева. Красным отмечено что поменяется, если вы выбрали данные, отметив их чекбоксами. Вместо верхнего меню появилась лента работы с данными, которые вы выбрали. Лента всегда находится сверху, это стандартное поведение программы, поэтому всегда ищем ее сверху.

Не все инструменты для работы с данными могут быть вам доступны. Доступные инструменты всегда будут показаны цветными иконками (картинками). На рисунке выше это кнопки Добавить и Изменить. При нажатии на неактивные иконки никаких действий совершено не будет.

Потому, что у вас нет прав на совершение этих действий, либо данная операция пока недоступна. Например, для создания элемента нужны права. Поэтому кнопка будет серой, если у вас недостаточно прав. Другой пример: если элемент не выделен, то кнопка изменения будет серой и неактивной; после выделения элемента она станет активной.

3. Ищем дополнительные доступные возможности на портале

Каждая компания настраивает SharePoint исключительно для своих нужд и целей. Поэтому, предлагаю заняться небольшой исследовательской деятельностью и побродить по корпоративному порталу вашей компании в поисках уникальных и специальных инструментов.

Удачи в поисках!

А мы пока приведем примеры, которые встречаются на порталах SharePoint:

Рис. 8 Примеры индивидуализации порталов

Это отрывок из книги, для чтения остальных глав жмем на оглавление.

Microsoft MVP & Office 365 Consultant Blog

Azure, SharePoint, Office 365 and stuff

Глава 3. Первый сайт на SharePoint 2010

В предыдущей главе был рассмотрен простейший сценарий развертывания SharePoint 2010.

В этой главе рассматривается создание сайта «Школьная библиотека».

В этой части руководства рассматриваются следующие темы:

• Создание сайта
  • Веб-приложение
  • Семейство веб-сайтов
  • Разрешения
  • Навигация
  • Создание списка в браузере
• Создание списка в InfoPath Designer
• Создание списка в SharePoint Designer 2010
• Создание списка в Visual Studio 2010

Создание сайта

Для простоты ограничимся использованием сайта в качестве хранилища данных о книгах. Сотрудникам библиотеки предоставляется возможность создания, редактирования и удаления записей о книгах. Читателям доступен лишь просмотр списка книг.

Веб-приложение

Создадим новое веб-приложение (нужны права администратора фермы).

Для этого заходим в Центр администрирования, и, кликнув в панели быстрого запуска на Управление приложениями, увидим следующее (рис. 3.1.)

Рис. 3.1. Управление приложениями

После чего открываем пункт меню Управление веб-приложениями и на ленте кликаем на пункт Создать, в результате чего появляется следующий диалог (рис. 3.2.)

Рис. 3.2. Создание нового веб-приложения

Рассмотрим подробнее настройки, предлагаемые для создания нового веб-приложения:

• Проверка подлинности − выбирается тот тип, который больше подходит для задачи. Мы остановимся на классической проверке подлинности;
• Веб-сайтIIS − можно использовать существующий веб-сайт IIS, или создать новый, указав при этом его порт (имя при этом автоматически сменится) или оставив сгенерированный;
• В Настройках безопасности выбираем поставщика системы проверки подлинности, а также решаем вопрос с анонимным доступом и использованием SSL;
• В поле URL-адрес по умолчанию включается текущее имя сервера и номер порта;
• В разделе Пул приложений можно использовать как существующий пул, так и создать новый, указав при этом учетную запись безопасности для пула;
• В разделе Имя базы данных и режим проверки подлинности предлагается сервер баз данных и имя базы данных, которые рекомендуется использовать в большинстве случаев. Кроме этого, настоятельно рекомендуется использовать проверку подлинности Windows для базы данных;
• В качестве Сервера для отработки отказа можно указать сервер баз данных, который является зеркалом основного сервера баз данных.
• В разделе Сервер поиска указана служба поиска, доступная для этого нового веб-приложения;
• В разделе Подключения к приложениям-службам можно изменить группу подключений, выбрав только необходимые службы;
• В разделе Программа улучшения качества ПО щелкните Да, чтобы отправлять информацию об ошибках в работе приложения в корпорацию Майкрософт в целях улучшения качества этого приложения. Выберите Нет, если не хотите участвовать в программе;
• Чтобы создать новое веб-приложение, нажмите на кнопку ОК.

После чего можно увидеть следующее диалоговое окно (рис. 3.3.)

Рис. 3.3. Диалоговое окно после успешного создания веб-приложения.

Семейство веб-сайтов

Кликаем по ссылке «Создание семейства веб-сайтов» и видим следующее окно (рис. 3.4.)

Рис. 3.4. Диалоговое окно создания семейства веб-сайтов

Рассмотрим подробнее настройки, предлагаемые для создания нового семейства веб-сайтов:

• В разделе Название и описание введите название и описание, причем название будет отображаться на каждой странице сайта;
• В разделе Адрес веб-сайта указывается URL-адрес – корневой относительно адреса веб-приложения либо в формате /sites/ ;
• В разделе Выбор шаблона видим пять групп шаблонов. Выберите шаблон сайта, ориентируясь на описания. Многие аспекты сайта можно настроить после создания, однако изменить шаблон после создания сайта невозможно. Для создания школьной библиотеки используем шаблон Рабочая область для документов из группы Корпоративный;
• В разделе Главный администратор семейства веб-сайтов указывается единственный администратор семейства веб-сайтов. Группы безопасности не поддерживаются;
• В разделе Дополнительный администратор семейства веб-сайтов при необходимости указывается единственный дополнительный администратор. Группы безопасности не поддерживаются;
• В разделе Шаблон квот можно выбрать встроенный шаблон квот для ограничения ресурсов, используемых этим семейством веб-сайтов. Создать новые шаблоны квот можно на странице Управления шаблонами квот в Центре администрирования;
• Чтобы создать новый сайт верхнего уровня, кликаем на ОК.

После чего появляется диалоговое окно, из которого можно перейти на только что созданный сайт (рис. 3.5.)

Рис. 3.5. Главная страница сайта Школьная библиотека

Основа для создания библиотеки готова. Остается создать списки для хранения информации о книгах и читателях, и задать соответствующие разрешения для пользователей.

Разрешения

В качестве хранилища учетных записей пользователей рассмотрим Active Directory (можно ознакомиться со статьей Создание учетных записей пользователя и группы). Стоит отметить, что использование AD также является одной из составляющих интеграции SharePoint.

Остается настроить разрешения сайта, для чего нужно кликнуть на Действия сайта и выбрать соответствующий пункт меню (рис. 3.6.).

Рис. 3.6. Меню Действия сайта

После чего мы попадаем на страницу разрешений для сайта верхнего уровня (рис. 3.7.)

Рис. 3.7. Разрешения сайта

Как правило, разрешения задаются для групп пользователей, и им назначаются необходимые права доступа. При этом лучше руководствоваться правилом минимальных прав, назначая права для пользователей, не превосходящих их нужд.

В SharePoint 2010 есть встроенные уровни разрешений:

1. Ограниченный доступ – Возможность просмотра списков, библиотек документов, списков элементов, папок и документов при наличии разрешений;

2. Чтение – Разрешается просматривать страницы и элементы списков и загружать документы;

3. Совместная работа – Возможность просмотра, добавления, обновления и удаления элементов списков и документов;

4. Проектирование – Возможность просмотра, добавления, обновления, удаления, утверждения и настройки;

5. Полный контроль – Полный доступ.

На нашем сайте необходимо иметь три группы пользователей:

1. Администраторы сайта с разрешением на уровне проектирования;

2. Сотрудники библиотеки с разрешениями на уровне совместная работа;

3. Читатели с разрешениями на уровне чтение.

Кроме этого, можно создать свои уровни разрешений. Подробную информацию по уровням разрешений и пользовательским разрешениям можно найти на сайте TechNet.

Стоит отметить, что права наследуются, внутри сайта по умолчанию, но также можно создавать уникальные разрешения для таких объектов, как сайт, список или библиотека, папка и элемент или документ. Подробную информацию о планировании разрешений сайта можно найти на TechNet.

Навигация

При желании можно изменить ссылки на панели быстрого запуска, убрав или добавив туда ссылки для перехода. Чтобы попасть в меню редактирования ссылок, нужно кликнуть на Действия сайта и выбрать Параметры сайта. После чего в группе Внешний вид и функции выбрать Быстрый запуск.

На появившейся странице (рис. 3.8.) есть возможность редактирования существующих ссылок и заголовков, а также можно изменить их порядок. Предполагается только один уровень вложенности ссылок.

Рис. 3.8. Страница редактирования ссылок панели быстрого запуска

Создание списка в браузере

Рассмотрим самый простой вариант создания списка.

Для начала нужно создать Настраиваемый список, для чего в меню Действия сайта выбрать Дополнительные параметры. В появившемся диалоговом окне (рис. 3.9.) выберем нужный тип списка, и укажем его название. При нажатии на кнопку Дополнительно можно указать описание списка, а также выбрать, будет ли он показываться в панели быстрого запуска.

Рис. 3.9. Диалог создания нового списка

Остается создать столбцы, нужные для списка Книги. В качестве атрибутов книги используются название, автор, издательство, год, страницы, ISBN, тираж и жанр.

На ленту для удобства вынесены кнопки для управления списком (рис. 3.10.) Для создания столбца можно нажать на кнопку Создать столбец и в появившемся диалоговом окне указать имя и тип столбца, а также некоторые другие параметры.

Рис.3.10. Элементы на ленте для работы со списками

Больше настроек для работы со списками можно найти в меню Параметры списка (рис. 3.11.). Выделяются следующие группы:

• Общие параметры – можно указать название, описание и переходы, параметры управления версиями, параметры формы и т.д.;
• Разрешения и управление – работа с разрешениями списка, параметрами рабочих процессов и т.д.;
• Обмен информацией – управление RSS-каналом списка;
• Столбцы – создание столбцов, изменение их порядка;
• Представления – управление выборками элементов списка.

Рис.3.11. Параметры списка

Таким образом, создав нужные для списка столбцы, сайт можно считать готовым.

Начало работы с SharePoint

Войдя в Office 365 или на корпоративный сайт SharePoint Server организации, щелкните на панели навигации или верхней панели средства запуска приложений плитку SharePoint или Сайты. Это доступные вам способы входа в SharePoint.

Вы также можете выбрать элемент SharePoint в строке заголовка.

SharePoint Server 2016

SharePoint Server 2013

Возможности сайта SharePoint

Организации используют SharePoint для создания веб-сайтов. В Office 365 вы можете создать сайт на начальной странице SharePoint. Кроме того, каждый раз, когда вы создаете группу Office 365 в Outlook Online или Office 365, также создается сайт группы SharePoint. Если используется SharePoint Server, можно создать сайт группы или сайты еще нескольких типов. Сайты удобно использовать в качестве безопасного места для хранения и упорядочения информации, обмена данными и доступа к ним с любого устройства. Для этого нужен только веб-браузер, например Microsoft Edge, Internet Explorer, Google Chrome или Mozilla Firefox. Скачайте мобильное приложение SharePoint, чтобы работать с сайтами с мобильных устройств.

10 возможностей SharePoint, доступных прямо сейчас

Добавление файлов в библиотеку документов SharePoint для получения удаленного доступа

Вы можете просто перетащить файлы с компьютера в библиотеку документов.

В SharePoint Online на панели команд щелкните Добавить. Если вы работаете в Microsoft Edge, то можете добавлять файлы или папки.

SharePoint Server 2016

В SharePoint Server 2013 нажмите кнопку Создать документ и перейдите к нужному файлу. В зависимости от настроенных параметров SharePoint вам, возможно, сначала потребуется нажать кнопку Отправить файл.

Дополнительные сведения см. в статье Отправка файлов в библиотеку.

Открытие документа в библиотеке

Щелкните нужный документ, чтобы открыть его в Office в Интернете. Если вы хотите использовать приложение, установленное на компьютере, выберите элементы Редактировать документ > Изменить в . Сведения о библиотеках документов см. в статье Что такое библиотека документов?.

Совместная работа над документом

Щелкните нужный документ в библиотеке. Он откроется в Office в Интернете. В правом верхнем углу показано количество людей, редактирующих его в данный момент.

Общий доступ к документам

Выберите нужный документ, щелкните многоточие (…), чтобы открыть меню, и выберите элемент Поделиться.

SharePoint Server 2016/2013

Общий доступ к сайтам

Если у вас есть разрешения владельца сайта, щелкните плитку SharePoint или Сайты, выберите нужный сайт и нажмите кнопку Общий доступ .

Создание сайта группы

Если вы используете Office 365, можно создать сайт на начальной странице SharePoint. При этом автоматически будет создана группа Office 365. Если создать группу Office 365 в Outlook или в представлении «Люди», автоматически будет создан сайт группы в SharePoint Online. Дополнительные сведения о создании сайтов групп см. в статье Создание сайта группы в SharePoint Online.

Если у вас есть разрешения владельца сайта для SharePoint Server 2016 или SharePoint Server 2013, щелкните плитку Сайты и нажмите кнопку + Создать сайт или + Создать.

Добавление списка или библиотеки на сайт группы

Чтобы добавить список или библиотеку в SharePoint Online, на сайте нажмите + Создать, а затем выберите в списке пункт Список или Библиотека документов.

Чтобы добавить список или библиотеку в серверных версиях SharePoint, нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Добавить приложение.

Сохранение предыдущих версий документа во время его редактирования

В SharePoint Online щелкните в библиотеке документ правой кнопкой мыши и выберите пункт Журнал версий (возможно, потребуется прокрутить меню).

В версиях SharePoint Server щелкните многоточие (. ) рядом с именем файла, а затем еще раз щелкните многоточие (. ) в диалоговом окне, чтобы открыть меню, или выберите документ и на вкладке Файлы щелкните Журнал версий.

Лента SharePoint Server и вкладка «Файлы»

Поиск нужных элементов

Введите ключевое слово в поле Поиск, а затем щелкните значок Поиск .

SharePoint Server 2016 и 2013

Обмен информацией в организации

В Office 365, SharePoint Online или SharePoint Server 2016 щелкните средство запуска приложений , затем — плитку Yammer или Канал новостей, введите сообщение и нажмите кнопку Опубликовать.

Если используется SharePoint Server 2013, на панели заголовков щелкните Yammer или Канал новостей.

Копирование и перемещение файлов и папок между библиотеками

Способы копирования и перемещения файлов зависят от используемой версии SharePoint. В SharePoint Online для копирования между библиотеками можно использовать команду Копировать или Переместить. Дополнительные сведения см. в статье Перемещение или копирование папки, файла или ссылки в библиотеке документов.

Кнопки «Переместить» и «Копировать» в SharePoint Online

Открыв библиотеку SharePoint в представлении проводника, вы получаете возможность быстро выполнять все операции с файлами. Фактически это можно сделать двумя способами: синхронизировать папки или открыть в проводнике. Разница между ними заключается в том, что синхронизированные папки остаются, и их можно использовать в любое время, а операция «Открыть в проводнике» разовая.

При синхронизации библиотеки создается ее локальная копия на вашем компьютере. Синхронизируя две библиотеки, вы можете копировать, перемещать или удалять файлы и папки, а также создавать папки. Ваша синхронизированная библиотека автоматически синхронизируется с библиотекой SharePoint. Инструкции по синхронизации библиотек с SharePoint Online см. в статье Синхронизация файлов из библиотеки документов с компьютером. Инструкции для SharePoint Server 2016 и SharePoint Server 2013 см. в статье Настройка компьютера для синхронизации локальных файлов SharePoint Server.

Еще один способ использования проводника для операций с файлами — открыть в нем библиотеку. Вы можете копировать, перемещать и редактировать файлы и папки на рабочем столе. Файлы в библиотеке SharePoint обновляются автоматически. Дополнительные сведения см. в статье Работа с файлами библиотеки сайта в проводнике.

Управление доступом к документам

Технология SharePoint основана на разрешениях. Понимание принципа работы разрешений поможет вам управлять доступом к содержимому сайтов. См. Видео: разрешения в SharePoint.

Когда вы поймете, как работают разрешения, прочитайте статью Управление разрешениями для списка или библиотеки SharePoint.

Дополнительные сведения

Обратите внимание на наши учебные курсы начального и среднего уровня по таким темам:

SharePoint — что это за программа? Обзор

Многие пользователи при работе с корпоративными ресурсами задаются вопросом: «SharePoint — что это за программа?». Это платформа для нескольких различных программ, внутренняя система, которая объединяет все персональные компьютеры и мобильные устройства компании. Позволяет общаться пользователям внутри организации и синхронизировать свои действия. Основная цель состоит в том, чтобы позволить компании с сотней сотрудников в разных регионах работать с тем же уровнем гибкости и координации, что и компания с десятью людьми, работающими в одном офисе. В этой статье постараемся ответить на вопрос “SharePoint — что это за программа?” более подробно.

Интранет

Интранет в SharePoint — что это за программа? Это внутренний сайт, в котором каждый человек может войти в систему и найти новости, анонсы, запланированные задачи и доступ к разнообразной информации. Панели мониторинга могут быть настроены отделом и ролью, могут быть предоставлены различные уровни доступа, чтобы каждый из стажеров мог получать информацию — от производительности сотрудника до истории клиента и состояния текущих проектов. Платформа также предоставляет инструменты для настройки социальных сетей и файлов для совместного пользования. Интранет компании служит своего рода конференц-залом и семинаром по планированию, который каждый посетитель посещает в течение всего рабочего дня.

Документы

SharePoint предоставляет предприятиям общее пространство для хранения документов, чтобы они не были заблокированы на жестком диске любого человека. Документы, хранящиеся в базе данных, могут быть доступны любому лицу в компании, если только администратор не имеет доступа к небольшой группе. Платформа также позволяет коллегам работать одновременно с одним документом, сохранять предыдущие версии и отслеживать обновления. Пользователи избавлены от необходимости создавать несколько разных версий документа благодаря синхронизации.

Sharepoint Designer — что это за программа?

SharePoint Designer предназначен для расширения легкости взаимодействия за пределами небольших групп при создании и редактирования креативного контента. Вы можете войти на ресурс с любого рабочего стола или мобильного устройства и использовать его для постоянного доступа к информации о статусах проектов, историях клиентов, местоположениях и расписаниях сотрудников и о чем-либо еще, связанном с проектом.

Экстранет

Microsoft SharePoint — что это за программа? MS SharePoint можно использовать для настройки сайта, с которым вы общаетесь с внешними компаниями-партнерами. Независимо от того, является ли другой бизнес частью вашей цепочки поставок или просто кем-то, с кем вы работаете в рамках проекта, вы можете предоставить им доступ ко всей информации, которая может понадобиться.

Sharepoint Workspace — что это за программа?

Вы можете использовать SharePoint для создания и управления публичным сайтом. Как и веб-сайт системы управления контентом (CMS), данный ресурс позволяет вам входить и вносить изменения в свои страницы. Вы можете обновлять информацию, добавлять текст или графику и создавать новые документы.

Бизнес-аналитика

Полноценный доступ SharePoint к данным вашего бизнеса также позволяет находить бесчисленные способы использовать всю эту информацию для принятия правильных решений. SharePoint упрощает поиск по всем файлам компании, но, помимо этого, он помогает обнаружить более крупные шаблоны. Платформа способна отображать тенденции с течением времени или отношения между различными входами с интуитивно понятными графиками и диаграммами. SharePoint также может сыграть важную роль в том, чтобы охватить все компании в масштабах одного крупного проекта.
Реализация SharePoint помогает оптимизировать практически любой аспект делового сотрудничества.

Работа с данными

Основные функции программы для работы с файлами в списках и библиотеках:

Добавление дополнительной информации в ваши документы.

Категоризация в списках метаданных.

Организация документов — для более эффективного хранения и поиска.

Более тщательная фильтрация, сортировка и группировка документов.

В типичной компании с сотнями, или даже тысячами сотрудников, постоянно создающими данные, редактирование и хранение контента — очень важный аспект, продуктивную работу с котором обеспечивает функционал Sharepoint.

Функциональные возможности

Хотя существует множество функций, которые SharePoint может реализовать, основная идея того, как это работает, сводится к командам, спискам, библиотекам и столбцам, а также к прокси-поиску. Основанная на этих относительно простых концепциях, Sharepoint — платформа, которую организации используют для создания впечатляющих решений для самых разных бизнес-задач.